Văn phòng Sở

CHÁNH VĂN PHÒNG: Bà Nguyễn Thị Thu Hà

ĐT:39325860 - Email: nttha.skhcn@tphcm.gov.vn

HÀNH CHÍNH, VĂN THƯ - ĐT: 3932 7831; Fax: 3932 5584;

TỔ CHỨC CÁN BỘ - ĐT: 3932 5860, 3932 2046

Nhiệm vụ và quyền hạn

1.   Tổng hợp, thống kê và báo cáo phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc Sở theo quy định của pháp luật;

2.   Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch hàng năm, dài hạn của các phòng, đơn vị;

3.   Phối hợp với các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc Sở tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước cho cán bộ, công chức Sở.

4.   Đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện đại chúng, các tổ chức, cá nhân và thực hiện công tác thông tin và truyền thông theo quy định của pháp luật và phân công của Giám đốc;

5.   Chuẩn bị nội dung cuộc họp và ban hành thông báo, biên bản các hội nghị, cuộc họp của Lãnh đạo Sở; theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, kết luận và các nhiệm vụ được Lãnh đạo Sở giao cho các đơn vị thuộc Sở;

6.   Xây dựng, trình Lãnh đạo Sở ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác của Sở và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi được ban hành;

7.   Tham mưu, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác pháp chế theo quy định tại Nghị định số 55/2011/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm 2011 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của tổ chức pháp chế.

8.   Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Sở; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Sở và các đơn vị thuộc Sở; tiếp nhận, chuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến theo quy định và quản lý việc sử dụng con dấu của Sở; hướng dẫn việc lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; rà soát thẩm quyền ban hành văn bản, kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ bí mật nhà nước.

9.   Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức bộ máy; quản lý, sử dụng biên chế; công tác cán bộ, công chức tại Sở (tuyển dụng; quản lý; sử dụng; đào tạo, bồi dưỡng; điều động; bổ nhiệm; bổ nhiệm lại; luân chuyển; đánh giá; khen thưởng; kỷ luật; thực hiện chế độ, chính sách gồm: bổ nhiệm ngạch, nâng ngạch, chuyển xếp lại ngạch, bậc lương, nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng phụ cấp thâm niên vượt khung,…); tổng hợp, theo dõi, lưu trữ hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Sở theo quy định;

10. Thực hiện công tác công nghệ thông tin: đề xuất mua sắm, sửa chữa, cài đặt chương trình máy tính và các thiết bị tin học khi có yêu cầu; triển khai ứng dụng Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc; duy trì, bảo dưỡng hệ thống phần mềm ứng dụng hoạt động hiệu quả và xuyên suốt; có kế hoạch sao lưu định kỳ hệ thống các chương trình ứng dụng đề phòng rủi ro; khôi phục lại các chương trình ứng dụng sau khi có hỏng hóc hoặc sự cố xảy ra.

11. Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Sở;

- Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng tài sản của cơ quan theo quy định; sắp xếp bố trí phương tiện đi lại phục vụ công tác;

- Tổ chức, sắp xếp, bố trí nơi làm việc; mua sắm, lắp đặt, bảo trì, sửa chữa máy móc (máy phô tô, máy lạnh,…), thiết bị, cung cấp văn phòng phẩm để phục vụ công tác chuyên môn;

- Lau dọn vệ sinh các phòng của Lãnh đạo Sở, các khu vực chung của cơ quan Sở (hành lang, cầu thang, hội trường, phòng họp, nhà vệ sinh,…) và chuẩn bị hội trường, phòng họp;

- Bảo đảm về an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy.

12.Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc của Sở;

13. Giúp Giám đốc thực hiện công tác đối nội, đối ngoại theo các lĩnh vực công tác được giao. Tổ chức đón tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.

14. Thực hiện công tác hợp tác quốc tế, hợp tác với tổ chức, cá nhân trong nước về khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật;

15. Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng, cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ công chức;

16. Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả các dịch vụ hành chính công;

17. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan Sở và tổ chức Hội nghị cán bộ, công chức hàng năm.

18. Phối hợp với Thanh tra và các cơ quan có liên quan trong việc thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo các vụ việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao.

19. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc Sở giao theo quy định của pháp luật.