- Bước 1: Tổ chức khoa học và công nghệ nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ - Sở Khoa học và Công nghệ (số 244 đường Điện Biên Phủ, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30, buổi chiều từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00) hoặc qua đường bưu điện.

- Bước 2: Tổ tiếp nhận và trả hồ sơ - Sở Khoa học và Công nghệ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, cấp Biên nhận hồ sơ cho người nộp (trường hợp nộp trực tiếp)

+ Sở Khoa học và Công nghệ kiểm tra hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ: trong thời hạn chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ phải thông báo bằng văn bản để sửa đổi, bổ sung hoàn thiện.

- Bước 3: Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Khoa học và Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho Văn phòng đại diện, Chi nhánh của Tổ chức khoa học và công nghệ. Trường hợp từ chối, thì thông báo bằng văn bản trong đó nêu rõ lý do.

- Bước 4:  Căn cứ vào thời hạn trong biên nhận, Tổ chức khoa học và công nghệ đến nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

Trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở KH&CN nơi đã cấp giấy chứng nhận hoặc qua đường bưu điện.

+ Đơn đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ (theo Mẫu 14).

+ Bản sao có chứng thực hợp pháp hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu Quyết định thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh.

+ Bản sao có chứng thực hợp pháp hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu Giấy chứng nhận và Điều lệ tổ chức và hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ chủ quản.

+ Hồ sơ về nhân lực của văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ:

* Đối với văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ công lập: Bảng danh sách nhân lực được cơ quan quyết định thành lập hoặc quản lý trực tiếp xác nhận (theo Mẫu 8)

* Đối với văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ ngoài công lập:

· Bảng danh sách nhân lực (theo Mẫu 8).

·  Đối với nhân lực chính thức:

ŸŸ Đơn xin đề nghị được làm việc chính thức (theo Mẫu 9);

ŸŸ Sơ yếu lý lịch có xác nhận trong thời hạn không quá 01 năm của chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc của cơ quan, tổ chức nơi người đó làm việc trước khi chuyển sang làm việc tại tổ chức khoa học và công nghệ; trường hợp nhân lực chính thức không phải là công dân Việt Nam thì phải có lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận trong thời hạn không quá 01 năm và được hợp pháp hóa lãnh sự;

ŸŸ Bản sao (có chứng thực hợp pháp) hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu các văn bằng đào tạo.

· Đối với nhân lực kiêm nhiệm:

ŸŸ Đơn đề nghị được làm việc kiêm nhiệm có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân đang làm việc chính thức (theo Mẫu 10);

ŸŸ Sơ yếu lý lịch có xác nhận trong thời hạn không quá 01 năm của chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc của cơ quan, tổ chức nơi người đó đang làm việc chính thức; trường hợp nhân lực chính thức không phải là công dân Việt Nam thì phải có lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận trong thời hạn không quá 01 năm và được hợp pháp hóa lãnh sự. và bản sao các văn bằng đào tạo (có chứng thực hợp pháp);

ŸŸ Văn bản cho phép làm việc kiêm nhiệm của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân đang làm việc chính thức (nếu chưa có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân đang làm việc chính thức tại đơn được làm việc kiêm nhiệm).

ŸŸ Bản sao (có chứng thực hợp pháp) hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu các văn bằng đào tạo.

+ Hồ sơ của người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ:

Ÿ Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính đối chiếu quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (trừ trường hợp tổ chức do cá nhân thành lập);

Ÿ Đối với văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ công lập:

ŸŸ Lý lịch khoa học có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (theo Mẫu 11).

ŸŸ Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính đối chiếu các văn bằng đào tạo;

Ÿ Đối với văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ ngoài công lập:

ŸŸ Đơn đề nghị được làm việc chính thức (theo Mẫu 9);

ŸŸ Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính đối chiếu các văn bằng đào tạo;

ŸŸ Sơ yếu lý lịch có xác nhận trong thời hạn không quá 01 năm của chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc của cơ quan, tổ chức nơi người đó làm việc trước khi chuyển sang làm việc tại tổ chức khoa học và công nghệ; trường hợp nhân lực chính thức không phải là công dân Việt Nam thì phải có lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận trong thời hạn không quá 01 năm và được hợp pháp hóa lãnh sự.

ŸŸ Lý lịch khoa học (theo Mẫu 11).

+ Hồ sơ về trụ sở chính văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ: Phải có một trong các giấy tờ sau:

Ÿ Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất của tổ chức khoa học và công nghệ đối với địa điểm nơi đặt trụ sở chính (trong trường hợp hồ sơ được gửi qua hệ thống bưu điện thì bản sao có chứng thực);

Ÿ Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ chứng minh quyền được phép cho thuê, cho mượn của bên cho thuê, cho mượn kèm theo hợp đồng thuê, mượn địa điểm làm trụ sở chính (trong trường hợp hồ sơ được gửi qua hệ thống bưu điện thì bản sao có chứng thực).

Số lượng hồ sơ: 02 bộ

15 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Tổ chức khoa học và công nghệ.

Sở Khoa học và Công nghệ

Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện/chi nhánh hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do

- Lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện, chi nhánh phải phù hợp với lĩnh vực hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ.

- Việc thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh được quy định trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ.

- Văn phòng đại diện phải có ít nhất 02 (hai) người có trình độ cao đẳng trở lên; chi nhánh phải có ít nhất 03 (ba) người có trình độ đại học trở lên, trong đó ít nhất 01 (một) người có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực chủ yếu xin đăng ký hoạt động. Người đứng đầu phải có trình độ đại học trở lên và làm việc chính thức tại văn phòng đại diện, chi nhánh.

- Trụ sở văn phòng đại diện, chi nhánh:

Trụ sở là nơi làm việc riêng biệt để giao dịch, liên lạc và được đặt trong lãnh thổ Việt Nam. Trụ sở có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).

- Luật Khoa học và Công nghệ ngày 18/6/2013.

- Nghị định số 08/2014/NĐ-CP ngày 27/01/2014 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khoa học và Công nghệ.

- Thông tư số 03/2014/TT-BKHCN ngày 31/3/2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn điều kiện thành lập và đăng ký hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ, văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ.

- Thông tư số 298/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí thẩm định điều kiện hoạt động về khoa học, công nghệ.