Sở Khoa học và Công nghệ (Sở KH&CN) thông báo về việc mời đơn vị đăng ký Tổ chức TECHFEST – WHISE 2021 từ ngày 08 đến ngày 15 tháng 12 năm 2021, nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH

Tuyển chọn đơn vị hậu cần phù hợp hỗ trợ Sở KH&CN tổ chức chuỗi sự kiện TECHFEST – WHISE 2021 từ ngày 8 đến ngày 15 tháng 12 năm 2021.

II. NỘI DUNG

1. Các nội dung thực hiện trong chuỗi sự kiện TECHFEST – WHISE 2021 (08/12 – 15/12/2021):

a) Đối với sự kiện Khai mạc và Bế mạc TECHFEST – WHISE 2021

- Tại điểm cầu chính ở Thành phố Hồ Chí Minh (TPHCM)

+ Chuẩn bị địa điểm cho sự kiện vào ngày 14-15/12/2021, trang thiết bị (màn hình LED, máy chiếu, máy tính, tivi, văn phòng phẩm, v.v.), thiết bị livestream, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, phòng tác nghiệp báo chí; teabreak cho sự kiện; phát tài liệu; bố trí tiếp tân; quay phim, chụp ảnh toàn bộ hoạt động của sự kiện phục vụ làm tư liệu cho hoạt động báo cáo;

+ Công tác lễ tân, hậu cần an ninh, y tế, phòng cháy chữa cháy, điện, nước, tình nguyện viên và phối hợp các cơ quan, đơn vị liên quan khác phục vụ chương trình;

+ MC song ngữ, phiên dịch viên cabin và trang bị hệ thống dịch cabin; dịch thuật, hiệu đính bài, in ấn tài liệu…; Tuyển chọn và phân công nhân viên giao tiếp tốt tiếng Anh tham gia nhóm tình nguyện viên phục vụ các hoạt động của sự kiện;

+ Phối hợp với đơn vị hậu cần của điểm cầu trung tâm tại Hà Nội xây dựng kịch bản chi tiết, hỗ trợ kỹ thuật, kết nối với các điểm cầu phụ tại TPHCM cho chương trình khai mạc và bế mạc TECHFEST – WHISE 2021;

+ Chuẩn bị hoa tặng đại biểu, diễn giả; in ấn, phát thẻ đeo đại biểu, an ninh, báo chí, Ban Tổ chức;

+ In ấn tài liệu, phông hội nghị, thiết kế, in và treo băng rôn, banner tuyên truyền, standee quảng bá sự kiện tại một số trường đại học;

+ Thực hiện công tác đón tiếp đại biểu và khách mời là các lãnh đạo Ủy ban nhân, Sở ban ngành, ....; chuẩn bị phòng chờ (trái cây, nước uống,...) cho đại biểu trên trước khi tham dự sự kiện;

+ Phối hợp với Sở Y tế thực hiện các biện pháp phòng, chống COVID – 19;

+ Các khâu hậu cần khác liên quan đến sự kiện nhằm đảm bảo chu đáo, tiết kiệm và thành công.

- Tại các điểm cầu phụ trong địa bàn TPHCM (Đại học Quốc gia TPHCM, trường Đại học Bách khoa TPHCM và trường Đại học Nguyễn Tất Thành)

+ Cử nhân sự trực sự kiện và phối hợp chặt chẽ với các điểm cầu phụ tại Thành phố để theo dõi, điều phối, hỗ trợ kỹ thuật, kết nối giữa các điểm cầu trong khi sự kiện diễn ra và báo cáo xử lý sự cố (nếu có);

+ Phối hợp với Sở KH&CN điều phối các hoạt động để hỗ trợ các điểm cầu phụ.

+ Phối hợp với Sở Y tế thực hiện các biện pháp phòng, chống COVID – 19;

+ Các khâu hậu cần khác liên quan đến sự kiện nhằm đảm bảo chu đáo, tiết kiệm và thành công.

b) Đối với các sự kiện diễn ra trực tiếp ngày 14-15/12/2021 (offline) (03 sự kiện)

- Chuẩn bị địa điểm cho sự kiện trực tiếp vào ngày 14-15/12/2021, trang thiết bị livestream, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, phòng tác nghiệp báo chí; teabreak cho sự kiện; phát tài liệu; bố trí tiếp tân; quay phim, chụp ảnh toàn bộ hoạt động của sự kiện phục vụ làm tư liệu cho hoạt động báo cáo (nếu cần);

- Chuẩn bị MC cho ngày tổ chức sự kiện, in ấn tài liệu…; thực hiện công tác lễ tân, hậu cần an ninh, y tế, phòng cháy chữa cháy, điện, nước, an toàn thực phẩm, tình nguyện viên và phối hợp các cơ quan, đơn vị liên quan khác phục vụ chương trình;
- Phối hợp với Sở KH&CN và các đơn vị có liên quan thực hiện các khâu hậu cần khác liên quan đến sự kiện nhằm đảm bảo chu đáo, tiết kiệm và thành công.

c) Đối với các sự kiện diễn ra trực tuyến (14 sự kiện)

- Hỗ trợ nền tảng họp trực tuyến cho sự kiện (nếu đơn vị tổ chức có nhu cầu);
- Bố trí nhân sự kỹ thuật hỗ trợ; cử nhân sự ghi hình, chụp ảnh làm tư liệu đối với các sự kiện hoặc phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện để thu thập video, hình ảnh của sự kiện;
- Mời đại biểu tham dự và hỗ trợ truyền thông cho sự kiện;
- Thực hiện các công tác hỗ trợ khác phát sinh theo thực tế.

d) Đối với các sự kiện diễn ra trực tuyến kết hợp với trực tiếp (05 sự kiện)

- Hỗ trợ nền tảng họp trực tuyến cho sự kiện hoặc địa điểm (nếu đơn vị tổ chức có nhu cầu);
- Hỗ trợ truyền thông cho sự kiện;
- Cử nhân sự tham dự ghi hình, chụp ảnh làm tư liệu tại địa điểm diễn ra sự kiện hoặc phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện thu thập video, hình ảnh nếu sự kiện chỉ diễn ra trên nền tảng trực tuyến;
- Mời đại biểu tham dự sự kiện.

đ) Các hoạt động chung

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thẩm định thông tin, xin cấp phép cho đơn vị tổ chức các hội thảo hội nghị có yếu tố nước ngoài;
- Thiết kế và in ấn bộ nhận diện cho chương trình, thư mời, đóng gói và gửi thư mời theo danh sách đại biểu (thư giấy và thư điện tử);
- Triển khai các hoạt động truyền thông cho các sự kiện trong TECHFEST – WHISE 2021, thiết kế, in băng rôn và chuyển đến đơn vị quận huyện treo băng rôn tại các tuyến đường trung tâm thành phố và xung quanh khu vực diễn ra chương trình; quảng bá sự kiện tại một số trường đại học, thực hiện công tác tuyên truyền quảng bá cho sự kiện; tuyên truyền qua bài viết trên báo giấy, báo mạng; các kênh thông tin qua mạng xã hội khác như facebook, fanpage, v.v;
- Thực hiện các hạng mục khác phát sinh theo thực tế.

(Chi tiết các sự kiện theo Phụ lục đính kèm)

2. Đơn vị đăng ký thực hiện

Đơn vị đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện khởi nghiệp đổi mới sáng tạo lớn trong nước và quốc tế;

- Có mối quan hệ chặt chẽ với mạng lưới cộng đồng khởi nghiệp tại TPHCM và Việt Nam;

- Có kinh nghiệm trong hoạt động ươm tạo và hỗ trợ các doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo;

- Có các hoạt động truyền thông hiệu quả và uy tín với cộng đồng khởi nghiệp.

III. CÁCH THỨC ĐĂNG KÝ

Hồ sơ đăng ký vui lòng nộp trực tiếp tại Văn phòng Sở KH&CN Thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ: 244 đường Điện Biên Phủ, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: từ ngày 25 tháng 11 năm 2021 đến hết ngày 02 tháng 12 năm 2021.

IV. THÔNG TIN LIÊN HỆ

Phòng Quản lý Công nghệ và Thị trường công nghệ - Sở KH&CN Thành phố Hồ Chí Minh

- Địa chỉ: số 244 đường Điện Biên Phủ, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3.

- Điện thoại: 0283.9320121/0283.9320122