Phần mềm số hóa tài liệu: giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp và khu vực hành chính công

Phần mềm vSmartOffice cho phép số hóa tài liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, đạt hiệu quả cao cùng các tính năng giúp điều hành, quản lý, theo dõi công việc dễ dàng và thuận lợi hơn.

Ngày 14/6/2023, Trung tâm Thông tin và Thống kê Khoa học và Công nghệ (CESTI) phối hợp với Công ty TNHH Công nghệ và Dịch vụ Đất Việt tổ chức hội thảo giới thiệu “Ứng dụng phần mềm vSmartOffice kết hợp công nghệ AI trong lĩnh vực quản lý hành chính”.

Theo ông Phạm Đình Hòa (Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Dịch vụ Đất Việt), hiện nay, khoảng 90% thông tin quan trọng tại các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp được thể hiện trên giấy và chủ yếu lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ. Hình thức lưu trữ này này còn nhiều hạn chế như tốn chi phí, thời gian, tài liệu dễ bị hỏng, có thể xảy ra mất dữ liệu,… Giải pháp số hóa tài liệu sẽ giúp khắc phục tình trạng này, cho phép chuyển đổi các dữ liệu truyền thống như các loại giấy tờ vật lý, hình ảnh, file,… bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu và định dạng được (gọi chung là dữ liệu số).

Với phần mềm phần mềm vSmartOffice, Công ty Đất Việt đã nghiên cứu ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition) để chuyển đổi hình ảnh văn bản, ký tự, chữ viết tay thành dữ liệu mà máy có thể hiểu được từ đó dễ dàng lưu trữ, quản lý và truy xuất tài liệu.

Ông Phạm Đình Hòa (Giám đốc Công ty TNHH Công nghệ và Dịch vụ Đất Việt) trình bày tại hội thảo

OCR được sử dụng trong quy trình số hóa tài liệu gồm các bước thu thập tài liệu; sắp xếp, phân loại tài liệu; quét tài liệu; kiểm tra tài liệu quét; nhập liệu, nhận dạng ký tự (OCR); kiểm tra nhập liệu; lưu trữ. Công nghệ OCR do Đất Việt phát triển có thể nhận dạng và bóc tách thông tin tự động với độ chính xác cao và nhanh (độ chính xác tới 98%). Dữ liệu sau khi được bóc tách từ hình ảnh sang dữ liệu text (văn bản) cho phép tìm kiếm/tra cứu nội dung văn bản, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng.

Ông Hòa cho rằng, việc số hóa dữ liệu là rất quan trọng, áp dụng giải pháp này sẽ mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu; giảm thiểu diện tích, không gian lưu trữ tài liệu; bảo quản, duy trì thông tin dữ liệu được lâu hơn; truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin ở bất kỳ đâu, bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng; nâng cao hiệu quả công việc và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Cũng theo ông Hòa, vSmartOffice là phần mềm chuyển đổi số với nhiều điểm mạnh vượt trội như sử dụng mật khẩu mạnh, toàn bộ dữ liệu và file lưu trữ trên Cloud được mã hóa, không khai thác được qua các luồng không chính thống, giảm thiểu thiệt hại từ các cuộc tấn công mạng (đảm bảo an toàn dữ liệu). Bên cạnh đó, dữ liệu lưu trữ trên kho số hóa được ký điện tử đảm bảo tính giá trị cao của tài liệu, bảo mật, an toàn, có độ chính xác cao, chống chối bỏ. Mỗi khách hàng được lưu trữ ở mỗi không gian riêng trên Cloud nên dữ liệu của khách hàng được đảm bảo.

Ngoài OCR tài liệu kho số hóa, vSmartOffice còn hỗ trợ tạo chữ ký số và ký số đa nền tảng chỉ với vài thao tác đơn giản; hỗ trợ chuyển toàn bộ văn bản lên kho số hóa (phục vụ công tác văn thư lưu trữ); hỗ trợ chuyển đổi tài liệu thành giọng nói với nhiều giọng đọc khác nhau. Phần mềm cung cấp các tính năng phân tích, thống kê, biểu diễn dữ liệu dưới dạng sơ đồ trực quan, trình ký tự động, quản lý văn bản đi và đến, điều hành công việc,... giúp số hóa toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp. Qua đó giúp doanh nghiệp điều hành, quản lý, theo dõi công việc dễ dàng, nhanh chóng và chủ động hơn. Ngoài ra, vSmartOffice ứng dụng công nghệ Microsoft.NET 7.0 và trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp tính năng chatbot thông minh giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân công trong công tác tư vấn và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp; hỗ trợ các trường đại học, cao đẳng trong công tác tư vấn tuyển sinh, giải đáp quy định/thủ tục nhập học, học phí, chương trình học, tra cứu lịch thi, điểm thi,…

Hiện tại, Đất Việt sẵn sàng hợp tác triển khai ứng dụng giải pháp chuyển đổi số này cho các cơ quan, đơn vị hành chính, văn phòng công ty, doanh nghiệp, trường học và các cá nhân có nhu cầu.

Lam Vân (CESTI)