TP.HCM xây dựng mô hình và công cụ quản lý số hóa hoạt động khoa học công nghệ ngành y tế

Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM vừa tổ chức Hội đồng tư vấn nghiệm thu nhiệm vụ khoa học và công nghệ (KH&CN) "Ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý, phê duyệt, giám sát hoạt động khoa học công nghệ ngành y tế tại TP.HCM". Nhiệm vụ do Viện Nghiên cứu Phát triển Nguồn lực Việt chủ trì, ThS. Nguyễn Quốc Định làm chủ nhiệm.

Theo nhóm nghiên cứu, nhiệm vụ được thực hiện trong bối cảnh ngành y tế Thành phố đang đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm tải thủ tục, tăng tính minh bạch và liên thông dữ liệu. Hiện nay, quy trình xét công nhận phạm vi ảnh hưởng (PVAH) của sáng kiến và đề tài nghiên cứu khoa học trong ngành y tế còn phân tán, thiếu tính đồng bộ, chủ yếu dựa vào hồ sơ giấy hoặc các công cụ quản lý rời rạc. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và nhân rộng các sáng kiến có giá trị.

ThS. Tạ Thị Hồng Phấn, đại diện nhóm nghiên cứu, báo cáo các kết quả thực hiện nhiệm vụ 

Nhiệm vụ hướng đến việc xây dựng mô hình và công cụ quản lý số hóa toàn diện, cho phép tự động hóa các quy trình phê duyệt, giám sát và tổng hợp báo cáo hoạt động khoa học công nghệ của ngành y tế Thành phố. Nhóm nghiên cứu đã triển khai nhiệm vụ theo 3 giai đoạn: nghiên cứu, xây dựng mô hình và phát triển công cụ quản lý giám sát hoạt động khoa học công nghệ ngành y tế; xây dựng cơ sở dữ liệu và đào tạo, huấn luyện AI tích hợp trong hệ thống; nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý hoạt động khoa học công nghệ ngành y tế.

Kết quả, đã xây dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ quản lý hoạt động khoa học công nghệ ngành y tế TP.HCM (ứng dụng webapp); xây dựng bộ quy tắc, quy trình quản lý hoạt động khoa học công nghệ; tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống; báo cáo đánh giá an toàn thông tin hệ thống; báo cáo đề xuất giải pháp tiếp theo. Trong đó, phần mềm hệ thống quản lý hoạt động khoa học công nghệ ngành y tế TP.HCM được thiết kế với 10 nhóm chức năng chính, cho phép quản lý toàn bộ quy trình trên môi trường số. Đáng chú ý, hệ thống đã tích hợp mô hình AI xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), cho phép tự động trích xuất thông tin, phân loại hồ sơ và gợi ý xét duyệt tự động. Qua thử nghiệm, mô hình đạt độ chính xác trung bình trên 80%.

Về mặt dữ liệu, nhiệm vụ đã số hóa 1.000 hồ sơ sáng kiến và đề tài được thu thập, chuẩn hóa và liên kết thành cơ sở dữ liệu điện tử phục vụ quản lý tập trung, tạo tiền đề cho việc mở rộng và liên thông với hệ thống KH&CN của Thành phố. Song song đó, nhóm nghiên cứu đã đề xuất mô hình dữ liệu đầu vào chuẩn hóa với 4 lớp thông tin: hành chính, chuyên môn, kết quả và ảnh hưởng xã hội. Cấu trúc dữ liệu này cho phép quản lý toàn diện vòng đời của một nhiệm vụ KH&CN, tạo nền tảng cho phân tích, đánh giá và ra quyết định.

Kết quả nghiên cứu đã được triển khai thử nghiệm tại 7 bệnh viện trực thuộc Sở Y tế TP.HCM và tập huấn cho hơn 160 đơn vị y tế cơ sở. Thực tiễn cho thấy hệ thống giúp rút ngắn đáng kể thời gian nộp và xử lý hồ sơ; các đơn vị có thể theo dõi tiến độ theo từng bước và nhận phản hồi nhanh chóng. Đồng thời, hệ thống kiểm soát hiệu quả lỗi nhập liệu, phát hiện trùng lặp hồ sơ và hỗ trợ Hội đồng xét duyệt thao tác thuận tiện hơn trên nền tảng số. Công tác thống kê, báo cáo được thực hiện tự động, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của cả đơn vị cơ sở và cơ quan quản lý.

Đại diện nhóm nghiên cứu cho biết, hệ thống giúp cắt giảm 30-40% thời gian xử lý hành chính, đồng thời thiết lập cơ chế lưu vết toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ nhằm đảm bảo minh bạch và công bằng trong đánh giá. Kết quả kiểm thử cho thấy hệ thống đáp ứng tải hơn 2.000 hồ sơ và 5.000 bản ghi nhật ký; thời gian phản hồi trung bình dưới 1 giây cho các tác vụ tra cứu và thống kê. Đồng thời, hệ thống xử lý ổn định các hồ sơ dung lượng lớn và đảm bảo vận hành mượt mà.

Bên cạnh đó, bộ quy tắc, quy trình xét công nhận PVAH sáng kiến và đề tài khoa học ngành y tế được xây dựng và chuẩn hóa theo quy định pháp lý hiện hành, thiết kế theo mô hình số hóa. Quy trình cho phép theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực, tự động nhắc hạn xử lý, cung cấp biểu mẫu chuẩn và trích xuất báo cáo thống kê; bộ tiêu chí đánh giá, công nhận PVAH sáng kiến, đề tài cũng được chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính khách quan và minh bạch.

Hội đồng tư vấn nghiệm thu nhiệm vụ được Sở KH&CN TP.HCM tổ chức trong tháng 4/2026

Hội đồng nghiệm thu đánh giá cao những đóng góp mới của đề tài trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý hoạt động khoa học công nghệ ngành y tế, đồng thời ban hành kèm theo bộ quy tắc, quy trình quản lý, tài liệu hướng dẫn sử dụng và báo cáo đánh giá an toàn hệ thống. Đây là bộ giải pháp tích hợp giúp chuẩn hóa nghiệp vụ quản lý hoạt động khoa học công nghệ, hỗ trợ tra cứu, kết nối và liên thông dữ liệu. Kết quả nhiệm vụ cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tăng tính minh bạch, giảm thời gian tổng hợp, theo dõi và xử lý hồ sơ nhờ số hóa quy trình và dữ liệu tập trung. Sản phẩm của nhiệm vụ có khả năng mở rộng đến các đơn vị trực thuộc, bệnh viện, cơ sở y tế trên địa bàn Thành phố, cũng như các ngành, lĩnh vực khác có nhu cầu quản lý hoạt động khoa học công nghệ. Qua đó tạo nền tảng thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện hoạt động khoa học công nghệ ngành y tế TP.HCM.

Lam Vân (CISAST)