Chuẩn hóa quy trình quản lý nhiệm vụ khoa học, công nghệ trên môi trường số

Chiều 7/8, Sở Khoa học và Công nghệ TP. HCM tổ chức Hội nghị tập huấn sử dụng Hệ thống quản lý trực tuyến nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo trên địa bàn Thành phố.

Hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến, với hơn 200 đại biểu tham dự trực tiếp, gồm đại diện các sở, ban, ngành; UBND phường, xã, đặc khu; viện nghiên cứu, trường đại học, tổ chức khoa học và công nghệ, doanh nghiệp cùng các chuyên gia, nhà khoa học.

Phát biểu khai mạc hội nghị, ông Nguyễn Kỳ - Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM cho biết, trong bối cảnh khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số ngày càng trở thành động lực quan trọng cho phát triển, yêu cầu đặt ra không chỉ là triển khai nhiều nhiệm vụ nghiên cứu mà còn phải quản lý các nhiệm vụ một cách khoa học, thống nhất, công khai, minh bạch; theo dõi được tiến độ, nguồn lực, kết quả và đưa kết quả nghiên cứu nhanh hơn vào giải quyết các bài toán thực tiễn của Thành phố.

Ông Nguyễn Kỳ - Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phát biểu khai mạc tại Hội nghị.

Theo ông, việc triển khai Hệ thống quản lý trực tuyến đánh dấu bước chuyển từ phương thức quản lý phân tán, dựa nhiều vào hồ sơ giấy sang quản trị thống nhất, dựa trên dữ liệu. Các quy trình từ đăng ký, tuyển chọn, xét duyệt, ký hợp đồng, phân bổ kinh phí đến theo dõi tiến độ, đánh giá và nghiệm thu từng bước được thực hiện trên một nền tảng, góp phần giảm giấy tờ, thời gian xử lý và nâng cao tính minh bạch trong quản lý nhiệm vụ.

Quản lý xuyên suốt nhiệm vụ trên một hệ thống

Tại hội nghị, Bà Đặng Thị Minh Huệ, Chuyên viên Phòng Chuyển đổi số, Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia cho biết, mỗi nhóm người dùng được phân quyền và cung cấp các chức năng phù hợp với vai trò, qua đó có thể chủ động xử lý công việc và cập nhật thông tin trong suốt vòng đời của nhiệm vụ.

Bà Đặng Thị Minh Huệ, Chuyên viên Phòng Chuyển đổi số, Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia chia sẻ tại Hội nghị.

Đối với nhà khoa học, hệ thống hỗ trợ từ cập nhật lý lịch khoa học, tìm kiếm chương trình đang kêu gọi, đăng ký và theo dõi hồ sơ đến quản lý nhiệm vụ sau khi được tài trợ. Các mốc tiến độ, kỳ báo cáo, nhật ký triển khai cũng được cập nhật tập trung, giúp chủ nhiệm nhiệm vụ chủ động hơn trong quá trình thực hiện.

Ở phía tổ chức chủ trì, phạm vi quản lý được mở rộng từ hồ sơ đề xuất đến hợp đồng, tiến độ, nhân lực khoa học, kinh phí và những thay đổi phát sinh. Qua đó, đơn vị có thể nắm tình trạng các nhiệm vụ do mình phụ trách trên một nền tảng thống nhất, thay vì xử lý thông tin qua nhiều kênh riêng lẻ.

Với cơ quan quản lý, dữ liệu được tập trung để theo dõi từ từng nhiệm vụ cụ thể đến tình hình triển khai chung. Cán bộ và lãnh đạo có thể nắm bắt số lượng nhiệm vụ được tài trợ, trạng thái hợp đồng, tiến độ, kinh phí, báo cáo thực hiện; đồng thời khai thác cơ sở dữ liệu về nhiệm vụ, nhà khoa học, chuyên gia và tổ chức chủ trì phục vụ công tác quản lý, điều hành.

Liên thông từ đăng ký đến xét duyệt  nhiệm vụ

Về quy trình đề xuất và xét duyệt nhiệm vụ, ông Vũ Văn Phán, Phó Trưởng phòng phụ trách Phòng Chuyển đổi số, Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia, hướng dẫn các bước từ đăng ký tài khoản, xác thực VNeID, cập nhật hồ sơ tổ chức, cá nhân đến đề xuất, tuyển chọn, xét duyệt và thẩm định nhiệm vụ.

Trong quá trình đăng ký, sau khi hoàn thiện tài khoản và hồ sơ cá nhân, nhà khoa học có thể tìm kiếm đợt kêu gọi phù hợp, kê khai các thông tin cần thiết như đơn đăng ký, dự kiến kết quả, thành viên tham gia, thuyết minh và tài liệu liên quan. Hệ thống đồng thời kiểm tra, hiển thị những nội dung còn thiếu để người dùng kịp thời bổ sung trước khi chuyển hồ sơ sang bước tiếp theo.

Ông Vũ Văn Phán, Phó Trưởng phòng phụ trách Phòng Chuyển đổi số, Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia chia sẻ tại Hội nghị.

Sau khi chủ nhiệm hoàn thiện hồ sơ, tổ chức chủ trì thực hiện rà soát trước khi nộp chính thức. Đối với các tài liệu điện tử có yêu cầu ký số, việc ký được thực hiện theo đúng thẩm quyền và bằng chứng thư số hợp lệ.

Các bước tuyển chọn, xét duyệt cũng được xử lý trực tuyến. Chuyên gia được mời phản biện có thể tiếp nhận hồ sơ, thực hiện nhận xét, đánh giá và ký số; phiếu đánh giá, tổng hợp ý kiến và biên bản hội đồng được xử lý theo trình tự và quyền hạn của từng thành viên.

Theo dõi nhiệm vụ từ hợp đồng đến nghiệm thu

Không dừng lại ở khâu đăng ký và xét duyệt, hệ thống tiếp tục hỗ trợ quản lý nhiệm vụ sau khi được phê duyệt tài trợ. Ông Vũ Văn Phán hướng dẫn quy trình quản lý hợp đồng điện tử, kinh phí, tiến độ thực hiện, sản phẩm và các báo cáo liên quan.

Hợp đồng được xử lý theo từng bước, từ trao đổi, hoàn thiện nội dung giữa cơ quan tài trợ, tổ chức chủ trì và chủ nhiệm nhiệm vụ đến xác nhận, ký số và đóng dấu. Trước khi hoàn tất ký kết, tổ chức chủ trì có thể kiểm tra bộ hợp đồng và gửi yêu cầu điều chỉnh nếu phát hiện nội dung cần bổ sung hoặc sửa đổi.

Khi hợp đồng có hiệu lực, thông tin của nhiệm vụ tiếp tục được cập nhật xuyên suốt quá trình thực hiện, gồm thành viên tham gia, tình hình cấp và sử dụng kinh phí, các nội dung thay đổi, tiến độ, sản phẩm, báo cáo định kỳ và báo cáo kết thúc.

Nhà khoa học và tổ chức chủ trì cập nhật nhật ký ghi nhận công việc và kết quả theo từng giai đoạn, đồng thời theo dõi lịch sử xử lý và các mốc báo cáo. Những dữ liệu này giúp cơ quan quản lý nắm tiến độ, tình trạng thực hiện và các thay đổi phát sinh của từng nhiệm vụ.

Từ đăng ký, tuyển chọn, ký hợp đồng đến triển khai, báo cáo và nghiệm thu, hồ sơ của mỗi nhiệm vụ được duy trì liên tục trên môi trường số. Việc liên thông dữ liệu giữa các chủ thể không chỉ giúp giảm các khâu xử lý rời rạc mà còn tạo thuận lợi cho việc tra cứu, giám sát tiến độ và kiểm soát quá trình thực hiện.

Các đại biểu chụp hình lưu niệm sau Hội nghị.

Thông qua hội nghị tập huấn, các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo được hướng dẫn thống nhất cách thức sử dụng hệ thống, qua đó từng bước chuẩn hóa quy trình quản lý nhiệm vụ trên môi trường số theo hướng đồng bộ, minh bạch và thuận tiện hơn.

Nguyễn Tuyết